Proposal Family Gathering

I. PENGANTAR

Ternyata, banyak hal yang bisa membuat hidup kita lebih bahagia. Salah satunya adalah dengan mengadakan acara temu keluarga besar. keakraban mungkin salah satu aktivitas sosial yang paling mudah. Sebagai sebuah tradisi, kumpul bersama keluarga dalam suatu tempat, sampai hari ini masih anda temui dimana-mana. tidak hanya para pelaku institusi atau usaha, pihak komunitas pun sering melakukan kegiatan family gathering, sebagai ajang kumpul-kumpul maupun mempererat silaturahmi. Rutinitas setiap hari, memang harus direfresh lagi untuk menghadirkan kesegaran dalam membangun optimisme. Meraka diboyong ke lokasi kegiatan untuk memberikan semangat senyum. Tawa dan bahagia seakan tersirat pada wajah wajah mereka.

Kebersamaan yang terjalin dengan kualitas yang bagus, tidak akan terpengaruh oleh kuantitas waktunya. Waktu yang hanya 1 jam dapat sangat bermanfaat jika seluruh anggota keluarga benar-benar ikut terlibat di dalamnya dibandingnya waktu sepanjang 12 jam yang hanya dimanfaatkan untuk saling diam atau konsentrasi dengan aktivitas masing-masing. Padahal, kebersamaan dalam suatu keluarga besar akan memberikan tambahan energi positif kepada anggotanya. Bercanda itu sangat penting karena di dalam bercanda ada kegembiraan. Kegembiraan itu akan membuat pola pandang kita terhadap berbagai masalah yang ada berubah. Kegembiraan mampu menjernihkan pandangan kita.

Family Gathering adalah sebuah kegiatan yang dapat dilakukan bersama seluruh anggota, baik anggota keluarga, Perusahaan organisasi Profit maupun Non Profit. Dalam kegiatan ini lebih menitik beratkan pembangunan kekompakan dan kebersamaan antar individu yang menjadi anggotanya , dalam kegiatan ini juga akan semakin terlihat interaksi antar individu. Bagi Perusahaan Kegiatan ini juga bisa diimbangi dengan sebuah kegiatan untuk pemberian sebuah reward bagi karyawan.

II. PROGRAM ACARA

Amazing Race

III . PESERTA

Seluruh karyawan beserta keluarga PT.Pertamina

IV. WAKTU & TEMPAT

Perayaan Family Gathering ini akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal   : Sabtu, 06 November 2012

Pukul               : 09.00 WIB

Tempat            : Kawasan Kota Tua - Jakarta

V. KONSEP ACARA

Acara Family Gathering ini akan dilaksanakan dengan format full games yang akan diadakan di Kota Tua. Hal ini sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu mempererat tali silaturahmi karyawan, sehingga konsep acara yang dibuat seringan mungkin dengan full games. Format acara yang direncanakan oleh panitia untuk acara Family Gathering sebagai berikut :

Mengingat acara Family Gathering ini akan dilaksanakan di kawasan Kota Tua, maka peserta dipersilahkan untuk berangkat sendiri, dan dikumpulkan langsung di kawasan Kota Tua. Pada alternative ini, Games akan dimulai ketika setiap peserta sudah datang dan berkumpul di kawasan Kota Tua. Berikut kelemahan dan kelebihan bentuk acara :

·         Kelebihan:

Dari segi biaya akan sangat jauh lebih murah, karena peserta datang langsung ke kawasan Kota Tua, sehingga biaya sewa kendaraan akan dapat ditekan. Mengurangi kebutuhan panitia atau koordinator di masing-masing titik ngumpul yang sudah ditentukan.

·         Kekurangan:

Karena menunggu peserta lengkap dan datang sendiri ke kawasan Kota Tua terdapat kemungkinan terlambatnya dimulai acara sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk keseluruhan acara.

Untuk itu peserta diharapkan dapat hadir tepat waktu untuk kelancaran acara.

Total perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sekitar Rp 10.085.000,- (Sepuluh juta delapan puluh lima ribu rupiah)

VI. ESTIMASI BIAYA

PENGELUARAN

Sie Acara :

·         Hadiah dan Snack untuk anak-anak                            Rp 800.000,-

·         Tiket ke Museum                                                        Rp 450.000,-

·         Keamanan dan Kebersihan                                         Rp 200.000,-

·         Souvenir untuk Bank Indonesia & Mandiri                 Rp 200.000,-

·         ATK                                                                              Rp 100.000,-

·         Jumlah                                                                        Rp 1.750.000,-

Sie Konsumsi :

·         Makan Siang Peserta : 150x@Rp 15.000                   Rp 2.250.000,-

·         Snack,Air Mineral&Wellcome Drink                          Rp 1.485.000,-

·         Jumlah                                                                                    Rp 3.735.000,-

Sie Publikasi & Dokumentasi :

·         Iklan Family Gathering                                               Rp 600.000,-

·         Cassette dll                                                                 Rp 150.000,-

·         Jumlah                                                                        Rp 750.000,-

Sie Perlengkapan :

·         Kaos/Syal Peserta : 150x@Rp 25.000                         Rp 3.750.000,-

·         Kertas Karton, dll                                                        Rp 100.000,-

·         Jumlah                                                                                    Rp 3.850.000,-

TOTAL PENGELUARAN Rp10.085.000,-

PEMASUKAN

·         Konstribusi peserta single      : 90xRp 50.000             Rp 4.500.000,-

·         Konstribusi peserta keluarga : 30xRp 100.000           Rp 3.000.000,- (anak2 gratis)

·         Sumbangan dana dari Alumni,dll                               Rp 2.585.000,-

TOTAL PEMASUKAN Rp10.085.000,-

KELEBIHAN / KEKURANGAN Rp 0,-

Catatan : Peserta yang diperkirakan ikut serta dalam acara family gathering ini 150 orang, dengan biaya pendaftaran per orang sebesar Rp. 50.000,- , including:

1. Welcome drink

2. Lunch

3. Snack sore

4. Kaos

Sehubungan dengan hal tersebut, bagi Abang/Kakak/Rekan yang terbeban untuk turut serta dalam memberi bantuan dapat menyampaikannya kepada kami.

Jika bentuk bantuan dana dapat disalurkan melalui:

Rekening BCA KCU Menara Bidakara no. 450-1399-617 a.n NIDYA PRATIWI .

Rekening Mandiri KC Jkt S.Parman no. 116-00-0563-742-7 a.n APRHODITE A.

Rekening Bank Permata Cab Kelapa Gading no. 3111087554 a.n RIANDA ANANTHAMA

**mohon dapat diinfokan jika sudah men-transfer dana.

Contact Person :

Rianda             : 0813-822-11398

Nidya               : 021-95026471

VII. PENUTUP

Demikian proposal ini saya ajukan dengan harapan dapat dipertimbangkan dan disikapi sebagai mana mestinya. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Jakarta, 6 Oktober 2012
Hormat saya

Nidya Pratiwi

Kasus Milkies

Analisis produk susu ‘Milkies’ yang diproduksi perusahaan mengandung zat berbahaya.

·     Sebuah Penelitian yang dilakukan secara random mengidentifikasikan adanya kandungan berbahaya dalam Susu “Milkies” produksi perusahaan Anda. Bagaimana perusahaan anda menanggapinya hal ini?

Di satu sisi, susu penting untuk pertumbuhan anak, disisi lainnya terdapat resikonya. Melihat langsung proses ini kami rasa kecil kemungkinannya. Tapi kami percaya, produk susu yang telah berhasil melewati uji klinis, mendapat lisensi, halal, dan ijin BPOM prinsipnya adalah aman dikonsumsi. Yg penting cocok tidaknya dengan anak kita. Bisa dilihat apakah terdapat, diare atau konstipasi, muntah-muntah dan karakteristik fesesnya. kalau ditemukan hal yang tidak biasa seperti itu, segera hentikan saja. 

·         Langkah – langkah apa yang dilakukan perusahaan untuk mengatasi hal ini?

Di Cina, salah satu produk susu bubuk ditemukan telah terkontaminasi melamin dalam kadar yang cukup berbahaya. Mengetahui hal ini, pemerintah Cina segera memerintahkan penarikan 700 ton produk susu tersebut dari pasaran.
Bagaimana di negara kita?
Setelah ditemukan adanya produk susu formula yang tercemar bakteri E.Sakazakii, pemerintah malah menutup-nutupi. Bahkan setelah pengadilan memutuskan bahwa produk susu yg tercemar harus di informasikan kepada masyarakat, pemerintah tetap bergeming.

·         Bagaimana pertanggung jawaban saudara terhadap konsumen?

Sebaiknya kita melihat perkembangan sang anak, apabila ada ketidak cocokan dengan susu yang dikonsumsi sebaiknya dihentikan dan mencoba susu jenis lainnya.

·         Jaminan apa yang akan diberikan perusahaan agar konsumen dapat aman mengkonsumsi produk saudara?

Kami selalu memberikan produk terbaik bagi konsumen, tetapi apabila konsumen tidak puas dengan hasil produk kami, kami akan meningkatkan kinerja perusahaan dengan mempekerjakan karyawan-karyawan yang handal dan berkualitas.

·         Langkah yang akan Anda lakukan untuk meyakinkan masyarakat untuk kembali memakai produk anda?

Hal pertama yang kami lakukan yaitu memperbanyak iklan agar konsumen tetap percaya dengan produk yang kami berikan, selain itu, kami akan mengganti semua kerugian konsumen apabila terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan.

Perencanaan Strategi dan Penyusunan Program PR

PERENCANAAN STRATEGI DAN PENYUSUNAN PROGRAM PR

Langkah pertama dalam perencanaan program komunikasi adalah menganalisis dan merumuskan masalah yang dihadapi. Kemudian merumuskan strategi, di mana dilakukan pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan siapa khalayak yang hendak dijangkau dan apa tujuan yang akan dicapai. Program PR atau humas dititik beratkan pada Program Pelayanan, Program Mediator, Program Dokumenter.

Penyusunan biaya atau penganggaran (budgeting) dilakukan departemen PR dilakukan untuk meramalkan seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program PR. Sehingga dapat diketahui program-program mana saja yang dapat dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.

Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat (humas) mempunyai dua pengertian. Pertama, PR dalam artian sebagai teknik komunikasi atau Technique Of Communication dan kedua, PR sebagai metode komunikasi atau Method Of Communication (Abdurrahman, 1993: 10). Penggunaan teori dan metode PR seperti jurnalistik, propaganda, periklanan dan publisitas bertujuan untuk memunculkan dan membentuk pengertian (good will), dukungan, dan citra positif dari publiknya, baik internal maupun eksternal. Sehingga diperlukan perencanaan program PR yang cermat dan hati-hati agar proses komunikasi yang terjadi dapat efektif.

A.      Alasan Perencanaan Program Public Relations:

·         Untuk menetapkan target-target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.

·         Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.

·         Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:

a. Jumlah program.

b. Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan itu.

·         Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:

a. Personil yang ada

b. Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan  sebagainya

c. Anggaran dana yang tersedia

Hal-hal yang perlu diingat dalam perencanaan program-program Public Relations:

1) Jam kerja

2) Prioritas

3) Penentuan waktu

4) Sumber daya

5) Peralatan

6) Anggaran

       

Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :

·         Program Pelayanan

Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.

·         Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.

·         Program Dokumenter

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

Untuk melakukan perencanaan program-program PR dapat menggunakan model perencanaan PR Enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh praktisi PR professional sebagai berikut :

1. Pengenalan situasi

2. Penetapan tujuan

3. Definisi khalayak

4. Pemilihan media dan teknik – teknik PR

5. Perencanaan anggaran

6. Pengukuran hasil

Untuk memahami situasi yang ada perlu diadakan suatu penyelidikan melalui observasi atau melalui studi informasi dan statistik. Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh para praktisi PR adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap ( Frank Jefkins,1998:61 ). Dengan cara melakukan wawancara kepada sejumlah reponden sampel yang mewakili khalayak yang dituju. Kemudian jawaban – jawaban di kelompokan menurut kategori yang telah ditetapkan. Misalnya sampel itu dibentuk berdasarkan jenis kelamin, status perkawinan, umur, latar belakang pendidikan dan status ekonomi sosial.
Selain itu masih banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengenali situasi seperti peantauan berita – berita yang ada di media massa, tinjauan terhadap angka grafik penjualan dari laporan tahunan, keluhan konsumen, sampai dengan kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, social hingga yang berdimensi politis.

Setelah memahami situasi yang ada, tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan. Akan tetapi mengingat jenis dan karakter organisasi yang bermacam – macam, maka tujuanya pun bervariasi. Sehingga tidak semua tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Salah satu solusi untuk mengatasinya adalah dengan menentukan skala prioritas yang paling dibutuhkan untuk mengubah citra umum dimata khalayak.

Pemilihan media komunikasi dan teknik PR

·         Media pers (press). Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar dimasyarakat secara umum, baik bersekala regional atau nasional bahkan Internasional. Contonya adalah Koran-koran gratis, majalah-majalah organisasi, buku-buku petujuk khusus, buku-buku tahunan dan laporan-laporan dari berbagai berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

·         Audio – Visual. Media ini terdiri dari slide dan kaset video

·         Radio. Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang skala lokal, nasional hingga internasional.

·         Televisi. Sama halnya dengan radio televisi sering digolongkan sebagai media PR .

·         Pameran (exhibition). Dalam melaksanakan suatu program atau kampanye PR, para praktisi PR juga sering memanfaatkan acara eksibisi atau pameran.

·         Bahan-bahan cetakan (printed material). Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan PR.

·         Penerbitan buku khusus (sponsored books). Isi buku ini bisa bemacam-macam, misalnya buku petunjuk penggunaan produk yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan.

·         Surat langsung. (direct mail). Media ini lazim pula digunakan sebagai alat penyampai pesan PR.

·         Pesan-pesan lisan (spoken word). Penyampaian pesan PR tidak hanya dilakukan melalui media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau tatap muka.

·         Pemberian sponsor (sponsorship). Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PR-nya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa, sumbangan amal, dan lain sebagainya.

·         Jurnal organisasi (house jurnals). Istilah jurnal organisasi juga sering disebut sebagai “jurnal internal”, “bulletin terbatas”, atau “Koran perusahaan”.

·          Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporateidentity). Bentuknya bisa bermacam – macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya.

·         Bentuk-bentuk media PR lainya. Selain diatas masih banyak lagi bentuk-bentuk media PR. Seiring dengan kemajuan jaman dan teknologi contonya dengan membuat website organisasi pembagian stiker organisasi dan lain-lain.

B.       Analisa Biaya Program PR

Anggaran Untuk Sebuah Program Humas

·         12 acara pertemuan rapat                                           12 x A jam x Rp. B                               Rp………

·         12 news release                                                           12 x C jam x Rp. D                               Rp………

·         Acara peresmian gedung baru                                  E jam x Rp. F                                       Rp………

·         Laporan dan pembukaan tahunan                            G jam x Rp. H                                      Rp………

·         Jurnal internal triwulan                                               4 x I  jam x Rp.  J                                 Rp………

·         4 naskah features                                                        4 x K jam x Rp. L                                 Rp………

·         2 wawancara untuk radio                                           M jam x Rp. N                                     Rp………

·         Dana cadangan (misalnya 10 %)                              O jam x Rp. P                                       Rp………

Rp………

Taksiran biaya material :

News release                                                       Rp………

Percetakan laporan tahunan                             Rp………

Percetakan jurnal internal                                  Rp………

Perangko dan alat-alat tulis                               Rp………

Kaset perekam suara                                          Rp………

·         Biaya ekstra : acara peresmian gedung baru                                    Rp………

·         Dana cadangan (misalnya 10 %)                                                        Rp………

TOTAL                                  Rp………

           

Analisis :

·         Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.

·         12 x A jam x Rp. B adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-masing berlangsung selama A jam. Dimana biaya per jamnya adalah Rp. B. jika setiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp. 100.000, maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 x Rp. 100.000 = Rp.3.600.000. selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak menyimpang dari batasan-batasan yang ditetapkan oleh anggaran tersebut. 

·         Beban kerja keseluruhan atau segenap tugas yang harus dilaksanakan oleh konsultan humas diatas adalah pembuatan paparan berita (new release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar baru yang milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, menulis dan menerbitkan empat buah feature pada koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat.

·         Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Apabila tarifnya adalah Rp. 100.000 per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp. 50.000.000. tariff konsultan humas di London cenderung lebih mahal daripada yang ada di Negara-negara eropa lainnya. Namun tariff di Negara-negara berkembang pada umumnya misalnya di suatu afrika dan asia, masih relatif murah. Di luar tariff ini klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan materi dan berbagai pengeluaran ekstra lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tapi temtu saja angkanya bervariasi di satu tempat  ke tempat lain. Banyak factor yang turut mempengaruhinya, mulai dari tariff hotel, hingga ke ongkos ketering (untuk keprluan peresmian gedung markas yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka tentu saja semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar habis untuk jam kerja konsultan.

·         Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga, seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab, melebihi perkiraaan semula. Ini sering terjadi karena banyak factor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misalnya saja kenaikan harga bahan pangan pokok yang jelas mempengaruhi biaya katering. Di samping itu banyak pula pengeluaran yang sama sekali tidak terduga.

·         Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan secara lebih baik perlu-tidaknya ia memperkerjakan konsultan yang bersangkutan. Ia juga dapat mengetahui cukup-tidaknya dana yang dimilikinya untuk melangsungkan suatu kampanye humas, serta apakah ia harus mengembangkan program humasnya (seandainya dana yang tersedia melebihi anggaran yang disodorkan oleh si konsultan humas) atau mengurangi (jika ternyata dananya tidak mencukupi). Bagi si konsultan itu sendiri, anggaran tersebut memungkinkannya mengetahui secara pasti apa yang harus dikerjakannya, serta berapa jumlah imbalan yang akan diperolehnya.

C.       Strategi Penyusunan Anggaran Humas

Pada umumnya, suatu anggaran humas memiliki elemen-elemen pokok sebagai berikut :

·         Tenaga kerja , pos anggaran ini tidak hanya meliputi imbalan atau gaji bagi para praktisi humas, tetapi juga imbalan bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari paa sekretaris, juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas lainnya. Mengingat humas ini adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos yang terbesar dalam suatu anggaran humas.

·         Biaya tetap, pos ini terdiri dari biaya-biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung, bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alat pemanas , atau pendingin ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain sebaginya. Ada beberapa jenis pengeluaran variabel (tidak baku) yang acapkali termasuk ke dalam pos ini, misalnya saja biaya telpon dan ongkos-ongkos khusus bagi pencarian klien.

·         Materi atau peralatan, pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran pengadaan berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, perangko, poto copy, gerai atau stand eksibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset video dan tape perekam dan sebagainya.

·         Kas kecil, pos ini disediakan untuk menutup berbagai macam keperluan yang sifatnya insidental, seperti ongkos perjalanan, sewa hotel, ongkos jamuan dan sebaginya. Yang juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam keperluan khusus yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelanggaraan acara humas. Contoh dari pengeluaran khusus tersebut adalah biaya katering,  pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat TV  atau layar tayang, kursi-kursi serta meja dan hiasan lainnya.

Kesimpulan

                Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :

1.      Program Pelayanan

Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.

2.      Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.

3.   Program Dokumenter

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.